Det er vigtigt at få sat samtykker korrekt op i Recruit, så opbevaringen af kandidaters data bliver 100 procent kompatibelt med databeskyttelsesforordningen (GDPR).
I denne artikel guider vi dig igennem de forskellige trin, så samtykkerne er sat helt korrekt op.
Vi vil gennemgå følgende:
- Samtykker
- Mailskabeloner og samtykker
- Tilknyt samtykke til jobannonce
- Udsted samtykke til kandidater
Samtykker
- Du skal først oprette et samtykke. Det gør du ved at vælge fanen Indstillinger og vælg herefter menupunktet Samtykker.
- Her får du et overblik over de samtykker, som allerede er oprettet i systemet. HR-ON har oprettet et standard samtykke, som er et eksempel på, hvordan et samtykke kan se ud. Vi anbefaler, at du tilpasser det, så det passer til jeres behov.
- Hvis du vil oprette et nyt samtykke, vælger du Opret samtykke.
- I samtykkeskabelonen skal du opsætte de forskellige felter og trykke Gem.
- Under feltet Antal dage samtykket er gyldigt, før det skal fornys skal du sætte løbetiden for samtykket. Det skrives i antal dage - fx 180 for seks måneder.
- Under feltet Antal dage samtykket er gyldigt, før det skal fornys skal du sætte løbetiden for samtykket. Det skrives i antal dage - fx 180 for seks måneder.
Mailskabeloner og samtykker
- Inden du tager samtykket i brug, er det også vigtigt at gennemgå de mailskabeloner, som kan knytte sig til samtykket. Du finder skabelonerne under Indstillinger > Mailskabeloner.
- Her vil du finde nogle forskellige skabeloner, som alle starter med titlen SAMTYKKE. Du kan gennemgå disse og redigere dem, hvis de ikke passer til virksomhedens udtryk. Du kan også oprette en helt ny skabelon ved at vælge Opret mailskabelon.
- Vær obs på, at vælge den rigtige skabelontype, hvis du opretter samtykker, som skal kunne genereres automatisk: (AUTO) Udsted samtykke.
Tilknyt samtykke til jobannonce
Dette er et meget vigtigt trin, hvis samtykker skal fungere korrekt. Når du har oprettet samtykket og har dine mailskabeloner på plads, så skal du tilknytte det til jobannoncen.
Hvis der er tilknyttet et samtykke på jobannoncen, skal kandidaterne tage stilling til, om de vil have deres data opbevaret yderligere end rekrutteringsprocessen. Hvis de ikke giver samtykke, vil de blive automatisk slettet, når ansøgningsprocessens status bliver sat som afsluttet. På den måde opbevarer I ikke data på kandidater, der ikke har givet skriftlig tilladelse.
- Når du står i jobannoncehåndteringen, skal du scrolle ned til feltet Tilføj samtykker. Du kan vælge at få sat et samtykke op som standard, så der automatisk er et samtykke tilknyttet, når I opretter en jobannonce. Hvis dette ikke allerede er sat op, kan du kontakte supporten. Vi sætter det op for jer.
- Som du kan se på billedet, har vi tilføjet et samtykke. Det gør man ved at vælge
- Først har du muligheden for at sætte flueben i boksen ud for Samtykke krævet. Hvis du vælger det, vil det betyde, at kandidaten ikke kan indsende en ansøgning uden at give samtykke. Hvis du undlader at sætte flueben, vil kandidaten selv kunne vælge om de vil have deres data opbevaret udover rekrutteringsprocessen.
- I det næste felt Forny samtykke, kan du vælge om kandidaterne skal have mulighed for at forny samtykket, når det oprindelige udløber. Hvis du vælge Én gang eller Løbende, vil kandidaten automatisk modtage en mail, når samtykket er ved at udløbe. Hvis kandidaten ikke vælger at forny, når den første periode er afsluttet, vil alt data blive slettet fra CV-databasen.
- Som billedet ovenfor viser, så er der valgt, at samtykket skal fornys én gang. To nye felter kommer så frem, hvor man skal vælge, hvilket samtykke som skal sendes ved fornyelse samt hvilken mailskabelon, der skal sendes ud. Her kan man vælge at sende det samme eller et andet.
- Når disse indstillinger er sat op, vil mulige kandidater skulle godkende samtykket lige inden de sender ansøgningen afsted.
Udsted samtykker til kandidater
Hvis du har behov for at udstede et samtykke til en specifik kandidat, så kan du hurtigt gøre det.
- Find den ønskede kandidat og sæt flueben i boksen.
- Scroll herefter ned i bunden af siden, hvor du vælger Udsted samtykker.
-
Nu ser du dette billede:
-
Ud for Skabelon: Vælg den samtykkeskabelon du vil have kandidaten skal tage stilling til.
-
E-mail-skabelon: Vælg den e-mail der sendes til kandidaten, hvori linket til samtykket indgår.
-
Titel og indhold, Accepter tekst, Dage til at acceptere og Løbetid: Disse felter udfyldes automatisk, når du har valgt skabelonen.
-
Forny samtykke: Denne kan du redigere. Du kan vælge mellem Aldrig, En gang eller Løbende.
Hvis du vælger En gang eller Løbende, folder der sig nogle flere felter ud, hvor du kan vælge hhv. Samtykkeskabelon ved fornyelse og Mailskabelon ved fornyelse.
-
-
Når du er færdig, skal du vælge Gem og udsted samtykke. Kandidaten vil nu modtage en mail, hvor han kan tilgå et link med samtykket. Hvis kandidaten accepterer, vil det fremgå af kandidatens profil under fanen Samtykker. På billedet nedenfor kan du se en kandidat, der ikke har nogle samtykker.
Læs også artiklen Publicer en jobannonce på eksterne medier.