I denne artikel viser vi, hvordan du kan oprette et dokument på en medarbejder ved at bruge dokumentskabeloner samt hvordan du sender dokumentet til underskrift.
Under videoguiden finder du også en skriftlig guide.
For at oprette et dokument på en medarbejder skal du:
- Gå til fanen Medarbejdere.
- Vælg den pågældende medarbejders profil og gå til fanen Dokumenter.
- Vælg Generer dokument.
- Nu kan du vælge mellem de dokumentskabeloner, som du allerede har oprettet.
- Når du har valgt skabelonen, vil medarbejderens data automatisk blive fyldt ind i de variabler, som er sat op til det. Hvis ikke skabelonen er udfyldt, kan det skyldes, at de ønskede data ikke er udfyldt på medarbejderens stamkort.
- Nogle skabeloner indeholder også variabler, som enten skal udfyldes eller aktiveres/deaktiveres. Disse kaldes betingede variabler.
- Når dokumentet er som ønsket, kan du foretage tre valg:
- Tilføj til dokumenter (typisk hvis dokumentet ikke kræver en underskrift)
- Send til digital signatur (modtagerne skriver under med NemId)
- Send til håndsignatur (dokumentet sendes ud med en app, hvor modtageren kan underskrive direkte i appen)
Sådan sender du et dokument med digital signatur:
- Vælg Send til digital signatur
- Under fanen Underskrivere kan du vælge, hvem der - udover medarbejderen - skal underskrive.
- Her kan du også aktivere knappen Brug brugerdefineret rækkefølge for underskrivere. Når denne er aktiveret, vil den øverste underskriver på listen modtage dokumentet først. Den næste underskriver vil dermed ikke modtage dokumentet, før den øverste på listen har underskrevet dokumentet. Du kan ændre rækkefølgen af underskrivere ved at hive i pilen ud for navnet på underskriveren.
-
Du kan også tilføje en underskriver, der ikke findes i jeres system, ved at vælge tilføj ekstern underskriver.
- Under fanen Modtagere kan du vælge, hvem der skal modtage det underskrevne dokument til orientering. Modtagere skal ikke skrive under på dokumentet.
- I Afslut forsendelse har du mulighed for at ændre i den e-mail, der bliver sendt ud sammen med dokumentet. Du kan ligeledes se en forhåndsvisning.
Sådan sender du et dokument med håndsignatur:
- Vælg Send til håndsignatur
- Her kan du vælge i hvilken rækkefølge underskriverne skal modtage dokumentet. Den øverste på listen vil modtage den først, hvis Underret brugere i den specifikke rækkefølge er aktiveret.
- For at sende via håndsignatur, skal du under feltet Type enten vælge system eller Appbuilder.
- Vælger du System vil dokumentet blive sendt til underskriverens mail.
- Vælger du Appbuilderen, vil underskriveren modtage en app med dokumentet. Appen bruges, hvis du har yderligere information til underskriveren.
- Når Appbuilder er valgt vil de apps, som har en indbygget håndsignatur, kunne vælges under feltet Vælg Appbuilder.
- Tryk Gem når du er færdig.
- Du vil komme ind på et nyt billede, hvor du kan redigere i e-mailen, der følger med.
- Afslut ved at trykke Send.
Vil du vide mere? Læs også artiklen Opret ny medarbejder i HR-ON Staff.